Mô tả Công việc
GIỚI THIỆU VỊ TRÍ
Đây là vị trí backoffice trọng yếu, kết nối vận hành giữa văn phòng tại Nhật Bản (OVJP) và văn phòng tại Việt Nam (OVVN).
Mục tiêu chính:
Đảm bảo dòng tiền - hợp đồng - vận hành dự án được kiểm soát và vận hành trơn tru
Thực hiện vai trò admin + kế toán nội bộ cho OVJP từ xa
Giảm tải toàn bộ công việc admin và thu tiền cho team delivery tại Việt Nam, giúp team tập trung vào dự án và doanh thu
Đây là vị trí kiểm soát hệ thống, không phải chỉ là hành chính đơn thuần.
ĐIỂM HẤP DẪN CỦA VỊ TRÍ
Đóng vai trò vận hành trung tâm giữa văn phòng Việt Nam - văn phòng Nhật Bản, trực tiếp theo dõi hợp đồng, công nợ và dòng tiền vào - ra của các dự án.
Công việc không chỉ là admin, mà tham gia vào việc quản lý và kiểm soát vận hành thực tế của dự án (hợp đồng - tiến độ - thu tiền).
Làm việc trực tiếp với khách hàng Nhật, phát triển tiếng Nhật trong môi trường business chuyên nghiệp.
Hiểu toàn bộ quy trình dự án (từ ký hợp đồng -> triển khai -> thu tiền), tạo nền tảng phát triển lên các vị trí vận hành hoặc quản lý dự án.
Cơ chế đánh giá rõ ràng, ghi nhận theo năng lực và mức độ đóng góp.
NỘI DUNG CÔNG VIỆC:
Phụ trách các đầu công việc chính dưới đây:
1. Admin quản lý dự án (phối hợp giữa văn phòng Việt Nam và văn phòng Nhật Bản)
Phối hợp với văn phòng tại Nhật và Kế toán tại văn phòng Việt Nam để
- Quản lý hợp đồng (lưu trữ, theo dõi gia hạn, deadline)
- Theo dõi công nợ và hạn thu tiền
Review hợp đồng tiếng Nhật theo:
- Template công ty
- Điều kiện nội bộ
- Thực hiện quy trình ký online (contract workflow)
2. Theo dõi và quản lý dòng tiền dự án (Monthly Control)
Theo dõi thu/chi bằng hệ thống + Excel
Xuất hóa đơn
Quản lý:
- Tiền vào (incoming)
- Chi phí phải thu / phải trả
Chủ động:
- Xác nhận số liệu với PM từng dự án
- Lập và gửi yêu cầu thu tiền cho khách Nhật
Báo cáo định kỳ cho CEO:
- Hàng tuần: tình hình thu tiền / tiến độ dự án
- Hàng tháng: tổng hợp dòng tiền & công nợ
3. Quản lý chi phí & thanh toán của văn phòng Nhật Bản
Kiểm soát và duyệt chi phí nội bộ
Thực hiện:
- Chuyển khoản lương
- Thanh toán chi phí
- Yêu cầu: chính xác tuyệt đối - đúng hạn - không sai sót
4. Hỗ trợ vận hành dự án trọng điểm
Giao tiếp đối ứng với khách hàng liên quan đến hợp đồng
Nhập liệu thông tin
Support setup vận hành các dự án mới, support các nhân sự khác theo yêu cầu khi cần

Yêu Cầu Công Việc
Yêu cầu chung
Có kinh nghiệm liên quan đến vận hành, admin dự án hoặc theo dõi hợp đồng/công nợ.
Có khả năng xử lý các công việc liên quan đến hợp đồng, thu - chi, thanh toán.
Sử dụng tốt Excel và các công cụ quản lý công việc.
Tiếng Nhật từ JLPT N2 trở lên, sử dụng trong công việc (đọc hiểu tài liệu, trao đổi cơ bản).
Có khả năng phối hợp công việc với nhiều bên và theo dõi tiến độ, số liệu.
Yêu cầu cốt lõi (quan trọng hơn kỹ năng)
Chủ động (không chờ giao việc)
Đúng hạn tuyệt đối
Ngăn nắp, kiểm soát chi tiết tốt
Không sai sót trong tiền và hợp đồng
Định nghĩa thành công của vị trí
Không miss deadline thu tiền
Không sai sót hợp đồng / invoice
Dòng tiền công ty được kiểm soát rõ ràng
Team dự án được giải phóng khỏi các công việc admin