A. Chỉnh lý và phân loại tài liệu:
Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo từng dự án
Phân loại tài liệu theo cơ quan, phòng ban, thời gian, loại hồ sơ hoặc tiêu chí được quy định
Kiểm đếm, thống kê số lượng hồ sơ/tài liệu
Tháo ghim, kẹp, dây buộc, bìa và các vật dụng không phù hợp trước khi số hóa
Sắp xếp tài liệu theo đúng trình tự
Phát hiện tài liệu trùng lặp, thiếu trang, sai thứ tự hoặc có vấn đề bất thường và báo cáo phụ trách
Đánh số trang, lập hồ sơ/mục lục hoặc các thông tin nhận diện theo yêu cầu dự án
B. Số hóa tài liệu:
Vận hành máy scan và các thiết bị phục vụ số hóa tài liệu
Scan tài liệu theo đúng thông số và quy trình được hướng dẫn
Kiểm tra chất lượng file sau khi scan: độ rõ nét, chiều trang, kích thước, màu sắc, số lượng trang ...
Đặt tên file, phân loại và lưu trữ dữ liệu theo đúng quy ước
Thực hiện ghép/tách file PDF hoặc các thao tác xử lý file cơ bản khi cần
C. Nhập liệu và xử lý dữ liệu:
Nhập các trường thông tin hồ sơ vào Excel hoặc phần mềm/hệ thống quản lý dữ liệu
Kiểm tra và đối chiếu thông tin giữa bản giấy, file scan và dữ liệu nhập
Sử dụng công cụ OCR để nhận dạng văn bản khi được yêu cầu
Phát hiện, chỉnh sửa lỗi nhập liệu và các thông tin không khớp
Đảm bảo dữ liệu được lưu trữ đúng cấu trúc và có thể tra cứu
D. Bảo quản và bảo mật tài liệu:
Bảo quản hồ sơ, tài liệu trong suốt quá trình xử lý
Không tự ý mang, sao chép, chụp hoặc cung cấp thông tin tài liệu ra bên ngoài
Tuân thủ nghiêm túc các quy định về bảo mật dữ liệu và an toàn thông tin
E. Các công việc khác:
Quản lý, giao việc, nghiệm thu công việc nhóm nhân sự cộng tác viên (nếu có)
Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến chỉnh lý, lưu trữ và số hóa theo phân công

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Văn thư lưu trữ hoặc tương đương.
Sử dụng thành thạo máy tính Word, Excel.
Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao, chịu được áp lực trong công việc.
Có thể đi công tác theo đề nghị của cấp trên.
---Ưu tiên hồ sơ nộp sớm---